Lors d’un changement de syndic, le nouveau représentant légal du syndicat doit pouvoir récupérer l’ensemble des documents relatifs à la copropriété.
L’article 18-2 de la Loi du 10 juillet 1965 précise ainsi :
« En cas de changement de syndic, l’ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai d’un mois à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, la totalité des fonds immédiatement disponibles et l’ensemble des documents et archives du syndicat. »
Le texte ajoute que dans le délai de 2 mois, « l’ancien syndic est tenu de verser au nouveau syndic le solde des fonds disponibles après apurement des comptes des copropriétaires ainsi que celui des comptes du syndicat ».
La transmission des documents et archives du syndicat est formalisée par la remise d’un bordereau récapitulatif permettant à l’ancien syndic d’établir la preuve de cette restitution. (Article 33-1 du décret du 17.03.1967)
La charge de la preuve de la restitution pèse en effet sur le syndic dont les fonctions ont pris fin. (Civ 3ème 29 mars 2011, n°10-14159/ Civ 3ème 3 novembre 2011, n°10-21009)
L’ancien syndic est également tenu de ces obligations envers l’administrateur provisoire de la copropriété. (article 62-6 du Décret de 1967)
Lorsqu’un prestataire professionnel intervient pour la conservation des archives, l’ancien syndic doit l’informer du changement de représentant légal du syndicat dans le délai d’un mois.
En cas de retard constaté après mise en demeure demeurée infructueuse, le nouveau syndic, le syndicat des copropriétaires représenté par le nouveau syndic et le Président du conseil syndical peuvent saisir le Président du tribunal de grande instance.
Depuis la loi du 12 mai 2009 de simplification et de clarification du droit et d’allégement des procédures, s’il ne s’agit plus d’une procédure de référé.
La décision intervient désormais en la forme des référés et a donc l’autorité de la chose jugée.
Cependant, la question qui se pose est de savoir si le syndic doit désormais justifier d’une habilitation à agir en justice devant cette juridiction.
En effet, auparavant, l’habilitation n’était pas nécessaire puisqu’il s’agissait d’une procédure de référé relevant des exceptions légales édictées par l’article 55 du décret de 1967.
Certains magistrats estiment qu’il n’y a pas lieu de distinguer entre le juge des référés et le juge statuant comme en matière de référé et valide donc l’action introduite par le syndic sans autorisation préalable. (Paris 15.06.2011, n°10/21874, AJDI 2012.762/Paris 27.03.2012, n°11/17675 AJDI 2013.291)
Pourtant d’autres magistrats estiment qu’une habilitation à agir en justice est nécessaire car la procédure ne relève pas du juge des référés mais du juge du fond statuant en la forme des référés. (Paris 21.04.2017 n°16/04896)
Il est vrai que les pouvoirs du juge des référés sont différents de ceux du juge statuant en la forme des référés.
L’objectif de la loi de 2009 était de simplifier l’action du nouveau syndic et lui éviter d’engager par la suite une action au fond pour notamment obtenir des dommages et intérêts, mais compte tenu de l’aléa judiciaire et pour éviter toute difficulté procédurale, il sera plus sûr qu’il obtienne une habilitation préalable.
